Projektvorschlag
KI-Automatisierung für die
Immobilienverwaltung
Lutz Schubert
Der Weg zum ersten KI-gestützten Property Manager im DACH-Raum — die Immobilienbranche wird nie wieder dieselbe sein.
Intelligente E-Mail-Automatisierung, automatisches Follow-up-System und Voice-Agent — damit du 10 Immobilien mit einem Bruchteil der Zeit verwaltest und skalierbar wirst.
Du bearbeitest täglich hunderte Vorgänge manuell. Mit Everlast AI wird dein Postfach zum Autopiloten.
Aktuelle Situation
Deine Follow-ups gehen verloren. Du schickst eine E-Mail raus — und dann ist sie weg. Aus dem Kopf, keine Wiedervorlage, kein System. Hunderte offene Vorgänge, die du mental nicht tracken kannst.
Deine Mieter schreiben dir wegen Kartonagen im Müllraum, falschen Nebenkostenabrechnungen und kaputten Fenstern. 90% deiner Arbeitszeit geht dafür drauf, Leuten zu erklären, was sie tun sollen.
Jede dieser E-Mails kostet dich 3 Minuten — bei 100 E-Mails pro Woche sind das 5 Stunden, die dir für das Wesentliche fehlen.
Deine offenen Posten gleichst du manuell ab. Soll-Haben-Listen durchgehen, Indexierungen prüfen, Mietrückstände identifizieren, Mahnungen schreiben.
Deine 100 Versicherungsfälle laufen über zwei getrennte Systeme — Aon und Yardi. Kein zentrales Tracking, kein automatisches Reporting. Jeder vergessene Follow-up bedeutet Geld, das liegenbleibt.
Du sitzt 10 Stunden am Schreibtisch, aber arbeitest nicht 10 Stunden effektiv. Du bist Einzelkämpfer — aber so wie es jetzt läuft, bist du an der Kapazitätsgrenze.
Dein KI-System
E-Mails rein → KI verarbeitet → Du kontrollierst
Mit Everlast AI
Deine E-Mails werden automatisch beantwortet — aber nichts geht raus ohne deine Freigabe. Die KI liest die Anfrage, prüft gegen Mietverträge und Hausordnungen und schlägt dir eine Antwort vor. Du klickst auf Freigabe — fertig. Statt 3 Minuten pro E-Mail brauchst du 20 Sekunden.
Deine Follow-ups laufen von allein. E-Mail raus, nach 7 Tagen keine Antwort? Automatische Erinnerung. Noch keine Reaktion? Zweite Erinnerung. Immer noch nichts? Eskalation an dich. Du vergisst nichts mehr.
Deine offenen Posten werden automatisch erkannt. Soll-Haben-Abgleich läuft im Hintergrund, Mietrückstände werden identifiziert, Mahnvorschläge werden generiert. Du prüfst und gibst frei.
Deine Versicherungsfälle werden zentral getrackt. Monatliches Reporting auf Knopfdruck, alle offenen Fälle auf einen Blick, keine Provision bleibt mehr liegen.
Du arbeitest statt 10 Stunden nur noch 1–3 Stunden am Tag. Der Rest ist dein Leben — Familie, Gym, Skalierung. Und wenn du bereit bist: von 10 Immobilien auf 100. Ohne Team. Mit KI.
Was dir wichtig ist — diese Punkte stehen im Zentrum.
Verlässlichkeit & Kontrolle
Keine E-Mail geht ohne deine Freigabe raus. Human-in-the-Loop bei rechtlich relevanten Themen — immer.
Schrittweises Vorgehen
Erst E-Mail-Automatisierung, dann Follow-up-System, dann Voice-Agent. Fundament zuerst.
Keine Abhängigkeit
Modularer Aufbau. Systeme und Modelle können jederzeit ausgetauscht werden. Kein Lock-in.
Skalierbarkeit
Heute 10 Immobilien, morgen 100. Das System wächst mit deinem Portfolio.
Bestehende Systeme nutzen
Yardi, Aon-Portal, E-Mail — alles wird angebunden, nicht ersetzt.
Datenschutz
Klärung von Cloud vs. lokal direkt im Onboarding. Dein Eigentümer-Vertrauen bleibt geschützt.
3 Phasen zum Erfolg — schrittweise aufgebaut.
E-Mail-Postfach-Automatisierung
Mieterkorrespondenz auf Autopilot
- Knowledge Base aufbauen: Mietverträge, Hausordnungen, Indexschreiben, Nebenkostenabrechnungen
- KI liest eingehende Mieteranfragen, prüft gegen Knowledge Base
- Antwortentwurf wird generiert — du gibst frei oder korrigierst (Human-in-the-Loop)
- Vorlagen für Standardfälle: Beschwerden, Mietrückstände, Zählerstandsanfragen
- Offene-Posten-Erkennung: Soll-Haben-Abgleich, automatische Mahnvorschläge
Follow-up-Automatisierung
Nie wieder vergessene Wiedervorlagen
- Automatische Wiedervorlage bei unbeantworteten E-Mails nach 7 Tagen
- Intelligente Kategorisierung: Rechnung, Zählerstand, Dokument, allgemein
- Eskalationslogik: Erinnerung 1, Erinnerung 2, Eskalation an dich
- Anbindung an dein E-Mail-Postfach
Voice-Agent & Erweiterungen
Skalierung über E-Mail hinaus
- KI-Telefonassistent für eingehende Mieteranrufe
- Ticketsystem: Anfrage aufnehmen, kategorisieren, priorisieren
- Versicherungsfall-Reporting: monatliche Übersicht aller offenen Fälle
- Kontinuierliche Optimierung und Erweiterung der Use Cases
Bereit für den Startschuss?
Im nächsten Termin klären wir die technischen Details — Systemzugänge, Datenschutzanforderungen und Priorisierung der Use Cases.
Bei Fragen:
Schreib uns jederzeit in der WhatsApp-Gruppe.
Dokumente einreichen:
Sende relevante Unterlagen (Mietverträge, Beispiel-E-Mails, Yardi-Exports) direkt an: stevo@kiberatung.de